Dodavatelem nezbytné dodávky se podle § 2 odst. b) zákona č. 241/2000 Sb. rozumí fyzická osoba s trvalým pobytem nebo právnická osoba se sídlem na území České republiky a organizační složka právnické osoby se sídlem v zahraničí podnikající na území České republiky, která má jako předmět své činnosti nebo podnikání zapsanou činnost umožňující dodat předmět nezbytné dodávky nebo která je schopna dodat předmět nezbytné dodávky.
Pod pojmem organizační složka podniku se rozumí pobočka nebo odštěpný závod ve smyslu § 503 zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník.
Provozovnou se rozumí prostor, v němž je uskutečňována určitá podnikatelská činnost. Provozovna musí být označena obchodní firmou nebo jménem a příjmením anebo názvem podnikatele, k níž může být připojen název provozovny nebo jiné rozlišující označení.
Zkratkou SÚ jsou označeny správní úřady podle § 1 odst. 2 písm. b) zákona č. 241/2000 Sb., – v systému jsou zavedeny ústřední správní úřady, krajské úřady a obecní úřady s rozšířenou působností.
Právnická osoba a podnikající fyzická osoba (dodavatel nezbytné dodávky) je podle § 29 odst. 2 zákona 240/2000 Sb. povinna na žádost hasičského záchranného sboru kraje za účelem přípravy na krizové situace a jejich řešení bezplatně poskytnout a aktualizovat požadované podklady uvedené v § 15 odst. 3 zákona č. 240/2000 Sb. a další související údaje.
K tomuto účelu je dodavatelům nezbytných dodávek umožněn bezpečný přístup do systému v prostředí internetu pomocí uživatelského účtu zřízeného hasičským záchranným sborem kraje.